Dans le cadre d’un remplacement, l’ESDES recherche un(e) Chargé(e) de Scolarité Programme Grande Ecole.

MISSION PRINCIPALE

Assurer le traitement administratif des étudiants (de l’inscription à la diplomation) en conformité avec les exigences programme Grande Ecole. Coordonner la globalité de la scolarité des étudiants. Être garant de la bonne application des règlements pédagogiques et intérieur. Manager et animer l’équipe d’assistant(e)s de scolarité.

PRINCIPALES ACTIVITES ET RESPONSABILITES

1/ Gestion et administration de la scolarité des étudiants

–             Assurer le bon déroulement des inscriptions des étudiants (administratifs et financiers),

–             Gérer, suivre les dossiers d’inscription / de réinscription (attestation CVEC, documents administratifs, choix de cours/matières, paiements de la scolarité, facturation des réinscriptions y compris des redoublements partiels et AJAC), bourses, FPC, etc.) et effectuer la relance,

–             Assurer l’inscription pédagogique des étudiants,

–             Participer à la préparation des rentrées,

–             Assurer la remise des cartes étudiantes aux étudiants,

–             Organiser les examens et rattrapages, y compris les surveillances,

–             Gérer le suivi des notes, la publication des notes, l’émission des bulletins,

–             Gérer le suivi des absences,

–             Gérer le suivi des alternants : feuilles d’émargement (signées par ENS et ALT) et certificats de réalisation,

–             Gérer le suivi des AJAC et veiller à la bonne application du régime transitoire,

–             Préparer et organiser les jurys semestriels / annuels et de diplomation,

–             Gérer la diplomation : supplément au diplôme, lien DDS impression, suivi de signature rectorat, organisation remise des diplômes,

–             Conserver et archiver les dossiers étudiants,

–             Être l’interlocuteur privilégié des étudiants en matière de scolarité.

2/ Respect des règles de scolarité

–             Être garant du bon respect par le service, des règles de scolarité définies dans les règlements pédagogiques et intérieur,

–             Être garant des procédures liées à la scolarité et à la formation professionnelle continue dans le respect de la réglementation.

3/ Management de l’équipe

–             Animer et encadrer l’équipe scolarité du programme Grande Ecole,

–             Accompagner l’équipe dans sa montée en compétence.

–             Coordonner les horaires d’ouverture et de permanence du service, physique et téléphonique.

4/ Qualité de service et amélioration continue

–             Être soucieux de la qualité des services délivrés aussi bien envers les clients internes (autres services), qu’externes (étudiants, familles, intervenants),

–             Garantir la fiabilité et l’exactitude des données saisies dans l’ERP,

–             Être force de proposition quant à l’amélioration perpétuelle du service

Profil

• Formation : Bac + 5,
• Niveau C1/C2 en anglais, une 2^ème langue serait un plus,
• Expérience dans l’enseignement supérieur et en entreprise,
• Maîtrise des outils bureautiques notamment gestion de base de données,
• Résistance au stress, bon relationnel et bonne syntaxe.